Communicare, agencia de comunicación con más de 15 años en el mercado, con amplia experiencia en la organizacion de eventos empresariales de todo tipo, presenta datos importantes sobre la vuelta a la presencialidad de estas actividades, las que además de tener un aforo determinado y las medidas estrictas que garanticen la seguridad ya conocida, tendrán una nueva variante: el formato híbrido.

El 2020 fue un año de muchos desafíos, donde la mayoría de las empresas se vieron obligadas a readaptarse y reinventarse en el camino, para lograr mantener su actividad, cumpliendo metas y objetivos sobre la marcha, ajustándose a cada momento y variantes que se fueron presentando.

Sin dudas el teletrabajo fue una de las herramientas clave tanto en el sector público como privado, que permitieron que los equipos de trabajo pudieran continuar realizando sus actividades durante más de un año a través de diferentes plataformas.

La comunicación sin dudas tuvo un rol esencial no solo a la interna de cada empresa, sino también en el contacto con sus clientes. Es aquí donde los eventos empresariales se revalorizaron como herramienta de comunicación, ya que permitieron mantener el vínculo de la organización con sus públicos, en tiempos de pandemia a partir de una reformulación de su dinámica.

Desde Communicare se organizaron y llevaron a cabo de forma continua, diversidad de eventos que variaron desde el clásico desayuno empresarial en boxes a domicilio, a catas de vino directo en casa, e incluso clases de coctelería online. Siempre adaptándose a cada necesidad de comunicación planteada por el cliente, brindando una solución integral, garantizando no solo la coordinación de cada instancia del evento respetando los protocolos de seguridad en la preparación y envío del servicio de catering, sino también brindando a cada participante la sensación de personalización e involucramiento en su vida cotidiana.

La directora de Communicare, la Mág. María Jesús Villagrán considera que: "Las organizaciones no dejaron de hacer eventos durante la pandemia porque sentían más que nunca la necesidad de sentirse cerca de sus clientes y principales stakeholders. Un evento da la posibilidad de construir un mensaje de una forma más directa y facilita la interacción y el intercambio. El desafío estuvo en diseñar experiencias que entusiasmaran a la gente a participar y no sintieran que estaban en una de las tantas videollamadas que hacían por día. Ahora con un contexto más favorable, tenemos un know how mucho más sólido para explorar formatos y modelos seguros para todos y que trasmitan el mensaje correcto alineado con el objetivo de la organización."

Afortunadamente en estos últimos dos meses, el éxito de la campaña de vacunación en todo el país está permitiendo el regreso no solo a la oficina, sino también a los eventos sociales.

De acuerdo al nuevo protocolo publicado la semana pasada por la Cámara de Eventos del Uruguay, se establecen determinadas condiciones para la realización de eventos en función de si los participantes cuentan con certificado de vacunación completo.

En el caso que los invitados hayan recibido ambas dosis, el aforo en los recintos podrá recibir un 50% del aforo del mismo, para el caso de lugares cerrados se permite hasta 200 personas y en el caso de lugares abiertos 300. Se podrá solicitar a los participantes el certificado de vacunación impreso o en la app.

Para eventos en los que el público asistente sea mixto, es decir participen personas que hayan recibido o no ambas dosis, se permitirá un 45% del aforo, con un total máximo de 100 personas en espacios cerrados y 150 en espacios abiertos.

Si bien el uso de tapabocas no es obligatorio, se exhorta a mantener el uso del mismo, así como el control de temperatura al ingresar, la utilización de alfombra sanitaria en accesos y control los ambientes a través de un medidor de CO2.

Cada invitado deberá chequear su ingreso en un listado donde sus datos de contacto figuren de forma completa y el mismo se deberá conservar por al menos 30 días, en caso de registrarse contagios en los asistentes.

En el caso del catering se establece la colocación de mamparas en mesas de buffet, las que deben ser servidas exclusivamente por personal de servicio para evitar las aglomeraciones. A su vez no se puede realizar bandejeo de bocados y los platos se servirán únicamente cuando el comensal esté sentado a la mesa.

Si se trata de un evento donde se instale un escenario, se deberá contemplar una distancia de al menos cinco metros.

Rafael Carriquiry, vicepresidente de la CEU (Cámara de Eventos del Uruguay) explicó: "Se está organizando una vuelta segura de los eventos empresariales. Con un aforo de máximo 200 personas si es en espacios cerrados y 300 si es al aire libre, con una excelente trazabilidad, donde el 100% de los invitados estén vacunados con más de 15 días luego de la 2da dosis o que hayan tenido el virus en los últimos 90 días. En estos eventos se podrán armar mesas de hasta 10 personas y la duración máxima podrá ser de hasta 5 horas. Si el tipo de evento incluye baile, previendo principalmente lo que serán las fiestas de fin de año, los mismos podrán dividir el horario en tandas de 40 minutos, con 20 minutos entre uno y otro para poder ventilar. Nos estamos adaptando a la situación actual con este protocolo seguro que nos permitirá poder volver a festejar y reencontrarnos".

Si bien se podrá realizar nuevamente eventos, continua la necesidad de adaptarse a la limitante en cuanto a la cantidad de invitados. Es aquí donde una vez más las plataformas de videoconferencia y webinar salen al rescate, brindado la posibilidad de realizar eventos en formato híbrido, es decir con una cantidad limitada de participantes presentes y un número más extenso, quienes se sumarán de forma online. También la transmisión en vivo a través de redes sociales, con promociones y activaciones para quienes se sumen, es una formato válido para combinar con el modo presencial en eventos más masivos. Se presenta también el desafío de ofrecerle valor agregado y una experiencia memorable, a quien participa en este formato de poder sentirse parte con propuestas creativas que lo garanticen.

La nueva normalidad impone nuevos códigos que las empresas ya han incorporado a diferentes niveles, es momento del reencuentro a nivel corporativo a través de los eventos que generan un intercambio único y un medio de comunicación directo y efectivo con los públicos estratégicos.